9 dicas de especialista para ser um assistente administrativo de sucesso

O Assistente Administrativo é o coração da empresa, é o elemento responsável por manter a organização a funcionar sem problemas. As suas obrigações vão desde trabalho rotineiro de escritório até planeamento de eventos, planeamento das agendas executivas, resolução de problemas e encontrar maneiras de aumentar a eficiência de toda a organização.

Para se destacar dos restantes assistentes administrativos, para além de ser essencial fazer um ou mais cursos na área administrativa, deverá possuir determinados talentos e atributos, que lhe darão vantagens sobre os seus pares.

De seguida estão apresentamos algumas características fundamentais para se tornar num assistente administrativo de excelência!

Saiba Mais

Como ser um assistente administrativo de sucesso

1. Ser um excelente comunicador

Um assistente administrativo de sucesso deverá possuir excelentes habilidades de comunicação, tanto escrita quanto verbal. Frequentemente o assistente administrativo tem a responsabilidade de falar com os clientes, parceiros de negócios e fornecedores. Bons Assistentes Administrativos podem tornar-se a cara e voz da organização, por isso deverá saber utilizar a gramática e pontuação adequadas, falar claramente e deixar as pessoas à vontade com o seu profissionalismo e eficiência.

A capacidade comunicativa é uma habilidade crucial para ser um assistente administrativo de excelência e ser um ótimo comunicador deverá ser um dos seus principais focos.

Esteja em comunicação com o seu chefe, com fornecedores ou clientes, seja objetivo e simpático e sorria mesmo quando não está a ser visto porque a comunicação não verbal faz toda a diferença na perceção da mensagem.

2. Organização é elementar

A capacidade de organização é um dos atributos mais importantes. O trabalho do assistente administrativo vai influenciar não apenas o seu dia a dia como também o dos seus chefes e dos vários departamentos da organização.

Perder tempo a procurar documentos, ou informações importantes, que já foram disponibilizadas anteriormente é de evitar. O assistente administrativo deve desenvolver métodos e processos de trabalho eficazes e eficientes, para manter os documentos e as suas tarefas organizadas.

Como fazê-lo? Trabalhar nesta profissão implica ser exigente e metódico. Mantenha cronogramas das tarefas e projetos em execução e tenha os documentos bem identificados e organizados para ajudar a consulta de outras pessoas.

3. Gestão de tempo eficaz

Conseguir realizar uma boa gestão de tempo é uma das capacidades fundamentais de qualquer profissional. No caso de um assistente administrativo esta necessidade torna-se essencial, pois o seu trabalho influencia toda a organização. Este profissional é responsável por vários projetos e tarefas que afetam toda a organização e deverá conseguir organizar o seu tempo de maneira eficiente, de modo realizar tudo o que é proposto.

4. Antecipar soluções antes de existirem problemas

Os melhores assistentes administrativos são capazes de antecipar as necessidades dos restantes colegas no escritório, especialmente dos seus chefes, antes de serem solicitados. Deverá tomar a iniciativa, impulsionando os projetos para a frente sem hesitar. A capacidade de prever torna o assistente administrativo numa peça mais independente e fundamental para o funcionamento da organização.

5. Adaptabilidade

Um assistente administrativo é responsável por realizar todo o tipo de tarefas ao longo do seu dia, a capacidade de se adaptar e improvisar soluções são essenciais para ultrapassar os problemas que aparecem ao longo do dia.

6. Especialização nas ferramentas do dia a dia

É importante dominar as suas ferramentas habituais, sejam as ferramentas básicas do Microsoft Office, ou algo mais complicado como sistemas ERP, deve treinar as suas capacidades informáticas. Existem várias formações online que permitem aprofundar os seus conhecimentos nos variados softwares que tenha que utilizar ao longo do seu dia.

7. Saber trabalhar em equipa

Como assistente administrativo terá a responsabilidade de fazer a ligação entre as várias áreas da empresa, por isso saber trabalhar em equipa será bastante importante para estar em contacto com os seus colegas.

Tente ajudar quem precisa, não fuja àquelas tarefas mais complicadas que o resto do escritório evita e não pronuncie as palavras “isso não é o meu trabalho”.

8. Manutenção do equipamento do escritório

É importante para o funcionamento de uma organização que o equipamento esteja sempre funcional. É um dever do assistente administrativo manter o escritório operacional, para tal deverá garantir a manutenção e reparação dos equipamentos, tal como o controlo de todo o economato.

9. Ser profissional, confiável e demonstre um bom discernimento

É importante manter um bom relacionamento com os colegas de trabalho, um bom ambiente laboral aumenta a produtividade e a vontade de trabalhar. No entanto, não se esqueça que está em meio laboral, mantenha sempre uma postura profissional, evite conversas pessoais e falar sobre assuntos do seu departamento com outros departamentos.

Mantenha o mesmo ar calmo e profissional, mesmo sobre pressão e trabalho infindável, demonstre-se sempre com confiança e confiável. Esteja a tratar de assuntos privados da organização ou a mediar problemas entre colaboradores, não partilhe informações com quem não está envolvido no assunto.

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Deve tomar as decisões sempre em função da sua organização, desenvolva uma boa capacidade crítica e um raciocínio rápido. Deve conseguir antecipar os problemas antes de acontecerem. Procure saber o que se passa na área da sua organização, tente estar atento a alterações e novidades que possam influenciar a sua empresa e que se possam demonstrar como oportunidades de crescimento organizacional.

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Artigo escrito em parceria com José Oliveira, e-Tutor dos cursos na área dos serviços administrativos da Master D.