Assistente Administrativo – o que é, quais as funções e como trabalhar nesta profissão

O que é um Assistente Administrativo?

Um Assistente Administrativo é uma figura corporativa de alma e corpo bem presente nas organizações, não importa o tipo, dimensão, a finalidade, ou atividade económica. Não existe uma organização que não tenha um departamento administrativo, uma secção, um administrativo, um procedimento administrativo que seja.

O perfil do Assistente Administrativo

O Assistente Administrativo é o profissional que faz a ligação entre empresa física e a administração/gestão. Este profissional está para a empresa como o sistema operativo está para um computador, fazendo a ligação entre o hardware e o software. Sem ele, um computador não funciona, pois não existe forma de levar as indicações de funcionamento.

Nas empresas é igual, sem o profissional administrativo, não existe outra forma de levar as diretivas da empresa até aos restantes colaboradores. Se podemos considerar a gestão como o cérebro da empresa, os colaboradores como o coração, então os Assistentes Administrativos são o sangue que percorre todas as artérias da empresa.  

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O que faz um Assistente Administrativo, quais as funções destes profissionais?

Hoje em dia, um Assistente Administrativo faz muito mais que atender telefones, encaminhar pessoas, servir cafés e redigir textos para o seu superior hierárquico. Um Assistente Administrativo hoje é o braço direito da gestão, e funciona em muitos casos como uma extensão dos cargos de chefia e direção das empresas. Compete ao Assistente Administrativo algumas tomadas de decisão de cariz administrativo e não só executar ordens e realizar tarefas pré-definidas pelo topo da hierarquia.

Um Assistente Administrativo para além de ter de ser assertivo, eficiente, eficaz e produtivo, também podemos encaixar a proatividade.

Nos dia de hoje é pedido que seja proativo, que tome a iniciativa de fazer e de decidir, tirando assim um peso de pequenas tarefas e pequenas decisões. Estas decisões menos urgentes na gestão da empresa, ao serem realizadas pelas chefias, retira-lhes tempo precioso que deve ser destinado a tomadas de decisão importantes e de relevo para a vida e funcionamento das empresas.

É por isso que tarefas como gestão do economato, gestão do arquivo ou gestão da correspondência estão entregues aos Assistentes Administrativos. Mas as suas funções vão muito mais além destas agora mencionadas:

• Receber, fazer e encaminhar chamadas;
• Fazer relatórios;
• Preparar e organizar reuniões;
• Preparar e organizar eventos corporativos;
• Fazer a gestão de clientes e fornecedores de uma organização;
• Receber e tratar reclamações;
• Prestar apoio administrativo em todos os departamentos de uma organização: sejam eles financeiros, de recursos humanos, expediente, marketing, gabinetes de apoio, departamentos jurídicos, entre muitos outros.

Como trabalhar como Assistente Administrativo?

Existe um fluxo crescente na procura por profissionais da área administrativa nos últimos anos em Portugal. Depois da crise económica e financeira, as empresas inverteram a tendência de queda e o crescimento do número de empresas em Portugal não tem parado de aumentar. Não só tem aumentado o número de empresas, como as já existentes tem aumentado de dimensão e de valores de faturação. Esta tendência de crescimento coloca as empresas no mercado de emprego à procura de profissionais especializados na área administrativa.

Esta busca destina-se a preencher as necessidades de funcionamento dos seus quadros de pessoal. Dada a grande procura de profissionais nesta área, obter uma especialização ou a melhoria das competências de cada profissional  é preponderante. No momento de encontrar um novo emprego ou na possibilidade de progressão na carreira, quem se destaca é quem tem formação. O mercado acaba por ter a possibilidade de escolher os mais qualificados e os mais capacitados para as funções administrativas pretendidas em cada empresa.

Quem não adquire novas competências ou melhora as atuais, acaba por “perder o barco” e ficar fora da corrida. Mas quem procura estes profissionais para os seus quadros de colaboradores?

Podemos dizer que basicamente todas as empresas ou organizações que tenham necessidade de realizar processos e tarefas administrativas. Desde a maior empresa nacional de telecomunicações, até ao supermercado de bairro, passando até por organizações como associações humanitárias. Todos elas têm necessidades administrativas e aqui, o profissional administrativo especializado, serve como uma luva feita à medida para incorporar as atividades destas organizações.

João Bernardino - Tutor das formações na Área Administrativa da Master D

Curso de Assistente Administrativo

Formação de Assistente Administrativo e Financeiro

Sem formação muito pouco acontece. Tal como já foi dito, para quem quer destacar-se e conseguir melhores oportunidades de emprego, este é caminho.

Especializar-se ou potenciar conhecimentos é fundamental para aumentar as hipóteses de empregabilidade. 

Para quem ambiciona trabalhar ou melhorar os seus conhecimentos na área dos serviços administrativos, a Master D tem disponíveis três formações que pode agora conhecer um pouco melhor: 

Curso de Assistente Administrativo e Rececionista

O Curso de Assistente Administrativo e Rececionista permite conhecer e gerir stocks, como fazer a gestão documental, como organizar viagens de reuniões e eventos de forma eficaz. Outras das temáticas fundamentais para quem pretende seguir a vertente administrativa e rececionista é saber como utilizar os softwares essenciais ao despenho das funções, bem como gerir reclamações.

Com este curso, poderão desenvolver a sua atividade profissional como Rececionista, Administrativo, Assistente Administrativo, Assessor de Direção ou Coordenador de equipa administrativa e/ou rececionista.

Curso de Assistente Administrativo e Financeiro

O Curso de Assistente Administrativo e Financeiro mais focado na vertente administrativa, permite trabalhar, por exemplo, como Assistente Administrativo, Assistente de Direção, Assistente Pessoal ou Gestor de Cobranças. A gestão de conflitos e reclamações, serviços bancários e noções jurídicas são algumas das valências. Contabilidade, finanças e recursos humanos são também vertentes incontornáveis para um profissional de excelência na área administrativa e financeira. Como realizar contactos telefónicos para recuperação de dívidas de clientes? Quem trabalha na vertente administrativa deverá conhecer quais a técnicas mais eficazes de negociação e como contornar as objeções de clientes.  

Agora que já conhece melhor estas vertentes na área administrativa, qual delas mais gosta? Identifica-se com a área administrativa e tem vocação para a mesma? Ambiciona trabalhar num setor com empregabilidade acima da média? Contacte-nos para mais informações e invista na sua formação.

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“Além das pessoas, dos preparadores, dos tutores, o próprio ambiente em si é muito bom. Os workshops permitem o contacto com outros formandos, a partilha de experiências”