Organização de eventos: como ter boas ideias para eventos de sucesso

No mundo de organização de eventos deparamos-nos constantemente com bloqueios criativos. Queremos que todos os eventos que organizamos sejam sejam únicos e especiais e por vezes isto exige-nos muito enquanto organizador. O mercado dos eventos em Portugal é rico e promissor, mas notamos que existem muitos eventos similares e sem fatores diferenciadores. 

Na organização de eventos por vezes deparamos-nos com esta questão, mas existem mecanismos para ajudar o organizador a manter-se criativo, bem como a colocar as ideias em prática.

Se ainda não tem experiência, mas quer trabalhar na área de organização de eventos é importante apostar em formação, como por exemplo, num dos cursos de Eventos, Relações Públicas e Marketing, em que adquire todas as competências necessárias para desenvolver um bom trabalho. No entanto, caso seja mais experiente, estas dicas nunca são demais. Seja qual for o seu caso, temos a certeza de que este artigo vai interessar-lhe.  

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Passos essenciais na Organização de Eventos de sucesso

Tempestade e seleção de ideias na organização de eventos

Juntar a equipa de organização de eventos para um brainstorming é o primeiro passo. É aqui que vão surgir ideias muito interessantes e, mesmo que não sejam utilizadas para este evento, podem ser usadas para um próximo.

É imperativo fazer uma triagem das ideias, e esta seleção pode ser feita a 3 níveis: marketing, operações/logística e por fim financeiro. Em todas elas é fundamental perceber se vão ao encontro do objetivo e critérios do evento. 

Na parte do marketing vamos entender melhor a segmentação, as datas a evitar, o que o mercado procura realmente e as lacunas que existem naquele mercado. Assim será mais fácil para o organizador ter ideias que vão ao encontro do que o cliente pretende, identificar aquelas que irão funcionar, perceber o que a concorrência faz, o que é o mais adequado para aquele evento, bem como o que o público-alvo deseja. 

Na parte das operações e logística será aquela triagem que nos permitem entender que ideias são possíveis de realizar, quais os requisitos necessários e os locais que comportam a mesma. Nesta triagem definimos também quais são as mais complexas e podem exigir mais logística da nossa parte. 

Quando falamos em triagem a nível financeiro é quando o organizador percebe quais as ideias possíveis de realizar face ao custo da sua implementação. Um bom organizador de eventos deverá ter sempre em mente o orçamento e quais as ideias que podem encarecer a longo prazo. 

Após serem definidas pelo organizador quais as ideias que passam à fase seguinte, deverá determinar o tempo necessário para as desenvolver e perceber se são viáveis. Atenção: se se trata de uma boa ideia, mas demora mais de 6 meses para implementar poderá comprometer o evento. Por outro lado, a parte financeira é também muito importante porque se envolve um custo superior ao que estava planeado, então poderá ser necessário colocar de parte. 

A apresentação da ideia ao cliente

Após realizado este trabalho, o organizador de eventos deverá apresentar a ideia ao cliente de forma bem estruturada. É agora que deverá realçar a sua viabilidade e demonstrar todos os procedimentos e custos.

Por vezes é fácil de “vender” uma boa ideia, pois irá trazer novos objetivos ao evento que serão certamente do agrado do cliente. Depois de a ideia ser aprovada pelo cliente é altura de passar à fase da implementação. 
 

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Curso de Organização de Eventos

Artigo escrito em parceria com Diana Martins, e-Tutora dos cursos na área da Comunicação e Relações Públicas da Master D.